PSIK SUBJECT 3

MICROSOFT  WORD

PENGERTIAN

—  Pengolah Kata (Word Processor) adalah paket program bantu yang mampu mengolah kata dan kalimat untuk suatu tujuan tertentu. 

—  Word Processor membantu dalam hal pengetikan, pemformatan, pencetakan, dan presentasi tampilan.

MICROSOFT WORD

—  MS Word merupakan salah satu program(software) pengolah kata yang sangat terkenal dan dipakai oleh banyak sekali orang maupun perusahaan di seluruh dunia. Word merupakan salah satu anggota dari keluarga besar Microsoft Office dari Microsoft.

MS WORD 2003                                                 

MS.Word 2007

Fitur Word

—  Terintegrasi dengan Windows dan MS Office lainnya.

—  Mampu melakukan pengolahan kata dasar seperti: mengetik, memformat tampilan, dan mencetak.

—  Mampu mengolah tabel, gambar dan suara.

—  Memiliki Help yang bagus dan interaktif.

—  Menerima dan menyampaikan informasi ke dlm jaringan intranet dan internet

—  Mempunyai fasilitas auto-correct, spelling checkers, grammars, mail merge

—  Memiliki kemampuan terintegrasi dengan Visio dan Equation Editor.

PENGENALAN MICROSOFT WORD

—  MEMULAI MS.WORD

—  MENGENAL ELEMEN-ELEMEN  MS.WORD

MS.WORD

—  MEMULAI MS.WORD

            Pada tampilan desktop, jika tombol shortcut MS Word 2007 sudah ada, langsung klik ganda tombol shortcut tsb, maka MS Word akan dipanggil scr otomatis.

             

—  Bukalah komputer anda dan masuklah ke program Word dengan menggunakan icon start.  Setelah anda memilih Program dan item Microsoft Word maka pada layar komputer akan muncul tampilan sebagai berikut :

MENGENAL ELEMEN-ELEMEN PADA JENDELA MS WORD

—  Title Bar ( Baris Judul) ?

—  Menu Bar ( Baris Menu) ?

—  Toolbar ?

—  Ruler  (Vertical & Horisontal ) ?

—  Scroll Bar (Vertical & Horisontal ) ?

—  Status Bar ?

—  Office Assistance ?

Membuat Dokumen

—  Langkah yang harus dilakukan untuk membuat dokumen baru adalah :

—  Klik tombol microsoft office ,lalu klik new

—  Maka akan tampil kotak dialog new

—  Lalu klik tombol create

Membuat Dokumen

Memperbaiki Dokumen

—  Dalam memperbaiki dokumen kita harus menyediakan , dokumen baru seperti gambar berikut:

MENGUBAH JENIS DAN UKURAN HURUF (FONT)

Untuk melakukan perubahan jenis huruf dan ukuran

huruf adalah dengan cara berikut

—  Blok huruf atau teks yang akan dirubah

—  Klik toolbar Font, kemudian pilih jenis huruf yang diinginkan, namun contoh hurufnya tidak terlihat

—  Klik toolbar Font Size, kemudian pilih ukuran huruf yang diinginkan. Jika ingin menggunakan ukuran yang tidak disediakan komputer maka ketik ukuran yang diinginkan dan tekan enter.

Mengatur Tampilan & Nomor Halaman

—  Jika ingin menambahkan nomor halaman dan menceritakan hal-hal Word seperti orientasi, nomor halaman, ukuran kertas, dan margin pengaturan yang ingin Anda gunakan.

—  Bagaimana tata letak dan cara mencetak dokumen Anda ????

MENGATUR PERATAAN PARAGRAF

Pengetikan teks berbentuk paragraf dapat diatur

perataannya dengan menggunakan cara sebagai berikut:

—  Letakkan kursor ditengah suatu paragraf, jika hanya mengatur perataan satu paragraf atau

—  Blok beberapa paragraf sekaligus, jika akan rnengatur perataan beberapa paragraf  yang bentuknya sama sekaligus

MENGATUR BENTUK PARAGRAF

—  Letakkan kursor ditengah suatu paragraf, jika hanya mengatur bentuk satu paragraf

—  Blok beberapa paragraf sekaligus, jika akan mengatur bentuk beberapa paragraf yang bentuknya sama sekaligus.

Menyimpan dokumen

—  Langkah-langkah untuk menyimpan dokumen ?

—  Menyimpan dokumen yang pernah disimpan ?

—  Menyimpan dokumen dengan nama lain ?

—  Membuka dokumen yang pernah disimpan ?

Mencetak dokumen

—  Melihat Hasil Cetakan di Layar?

—  Mencetak Dokumen ?

—  Menentukan Range Halaman Cetak ?

—  Menentukan Jumlah Salinan ?

— 
CARA MENGUBAH TAMPILAN HALAMAN

1. Klik Menu View
2. Maka akan keluar Jenis jenis tampilan halaman seperti diatas, pilihlah dan klik salah satu.
3. Maka jenis tampilan halam sebelumnya akan segera diganti dengan jenis tampilan yang sobat pilih. dan berlaku selama sobat tidak mengubahnya ke yang lain.

HALAMAN

Sebelum sobat membuat sebuah naskah, sebelumnya ubah terlebih dahulu ukuran halaman yang terpasang sesuai dengan ukuran halaman yang akan digunakan. Karena jika ukuran halaman berubah, letak seluruh teks dan gambar juga ikut berubah. Jika naskah sobat besar, maka ini akan melelahkan, karena sobat akan dua kali bekerja {mengatur kembali isi naskah}.

—  MERUBAH UKURAN HALAMAN

Dalam keadaan Default, ukaran halaman {ukuran kertas}yang terpasang dalam Microsoft Word adalah Letters {8 1/2x11in}, yaitu suatu ukuran yang sedikit lebih kecil dari kertas Quarto.oleh karena itu, jika sobat akan menggunakan kertas Quarto atau polio {yang umum di gunakan di indonesia}, maka sebelum mengetik surat atau naskah lain, ukuran halaman lebih baik di tentukan terlebih dahulu.

CATATAN:
Ukuran halaman bisa juga di ubah setelah naskah di ketik, tetapi cara ini tidak penulis anjurkan, karena nanti sobat akan mengatur kembali teks dan gambar untuk penyesuaian dengan ukuran halaman yang baru.jadi sobat akan bekerja dua kali.

—  CARA MENGUBAH UKURAN HALAMAN DENGAN MS WORD 2007

1. Klik menu Office button
2. Cari toolbar print sorot ke kanan
3. Klik print Preview setelah terbuka jendela print preview
4. Klik pada menu size , maka akan tampil ukuran ukuran halaman

—  MENGUBAH MARGIN

6. Setelah ukuran kertas atau halaman selesai di ubah, klik tab margin untuk mengubah margin (batas-batas teks terhadap pinggir halaman/kertas).
Jika sobat menggunakan Ms Word 2007 tinggal klik pada toolbar Margin, lalu klik custom margin maka akan tampil menu page setup

—  7. Jika sobat menggunakan kertas FOLIO, isikanlah margin seperti di bawah     ini:

TOP : 1”
BOTTOM : 1”
LEFT : 1,5”
RIGHT : 1”
GUTTER : 0”
HEADER : 0,5”
FOOTER : 0,5 “

8. Kemudian pada kotak APPLY TO pilih Whole docoment agar semua perubahan margin berlaku, untuk seluruh halaman pada dokumen. Jika sobat memilih THIS POINT FORWARD maka perubahan margin yang kita buat hanya berlaku mulai posisi kursor hingga akhir naskah.


KETERANGAN TAMBAHAN
Header
jarak teks dari sudut atas kertas.
Pooter
jarak teks dari sudut bawah kertas.
Gutter
untuk mengatur jarak inside jika mirror margins ditandai, dan mengatur jarak margin kiri (left margin) jika mirror margins tidak di tandai

—  Mirror margins
untuk membuat jarak margin kiri pada halaman depan sama dengan jarak margin kiri pada halaman belakang {inside}.itu ditunjukan jika sobat akan mencetak naskah timbal -balik pada kertas {naskah akan dijilid-facing faces},sehingga teks tidak terkena lipatan. Jika sobat memilih mirror margins, left akan berubah menjadi inside dan right akan berubah menjadi outside. Inside artinya margin kiri untuk halaman depan dan margin kanan untuk halaman belakang . Sedangkan outside artinya margin kanan untuk halaman depan dan margin kiri untuk halaman belakang.

2 pages per sheet
Untuk membagi 2 halaman.gunakan ini jika kertas akan dilipat seperti buku,dan pilih landscape sebagian pasangannya. Gutter position yaitu Mengubah posisi gutter.

Penomoran Halaman

ž  Pada Insert tab, Header & Footer, klik Page Number.

ž  Pilih letak nomor halaman:

›      Top of Page, untuk menempatkan nomor halaman di bagian atas (header).

›      Bottom of Page, untuk menempatkan nomor halaman di bagian bawah (footer).

›      Page Margins, untuk menempatkan nomor halaman di dekat marjin halaman.

›      Current Position, untuk menempatkan nomor halaman di posisi kursor.

ž  Klik bentuk nomor halaman yang diinginkan dari galeri.

ž  Tutup header/footer dengan mengklik ganda pada area dokumen atau klik tombol Close Header and Footer.

ž  Merubah Format Nomor Halaman

ž  Misalnya, merubah dari format 1,2,3 ke format i,ii,iii.

ž  Klik ganda pada header/footer tempat nomor halaman berada untuk memunculkan Header & Footer Tools.

ž  Pada Design tab, Header & Footer, klik Page Number, dan kemudian klik Format Page Numbers.

ž  Di kotak dialog PageNumber Format, bagian Number format, klik tanda panah dan pilih gaya penomoran yang diinginkan.

ž  Klik OK.

ž  Merubah Penomoran Halaman

ž  Klik ganda pada header/footer untuk memunculkan Header & Footer Tools.

ž  Pada Design tab, Header & Footer, klik Page Number, dan kemudian klik Format Page Numbers.

ž  Di kotak dialog PageNumber Format, bagian Page numbering, pillih:

›      Continue from previous section, untuk melanjutkan nomor halaman dari section sebelumnya.

›      Start at dan isi nomor pada kotak di sampingnya, untuk memulai penomoran dari nomor tertentu.

ž  Klik OK.

Merubah Jenis dan Ukuran Font Nomor Halaman

ž  Klik ganda pada header/footer tempat nomor halaman berada untuk memunculkan Header & Footer Tools.

ž  Pilih/sorot nomor halaman.

ž  Pada mini toolbar yang muncul, lakukan format yang diinginkan.

 Membuat Letak Nomor Halaman Yang Berbeda Di Halaman Ganjil Dan Genap

Seperti contoh di atas, kita akan membuat halaman ganjil memiliki nomor halaman di sebelah kanan. Pada halaman genap, nomor halaman di sebelah kiri.

¨  Klik ganda pada header/footer tempat nomor halaman berada untuk memunculkan Header & Footer Tools.

¨  Pada Design tab, grup Options, centang kotak Different Odd & Even Pages.

¨  Pada halaman ganjil, buat nomor halaman di sebelah kanan.

¨  Kemudian pindah ke halaman genap, dan buat nomor halaman dengan posisi di sebelah kiri.

¨  Selanjutnya setiap kita menambah halaman baru, maka posisi nomor halaman akan mengikuti format yang telah dibuat.

Membuat Letak Nomor Halaman Pertama Yang Berbeda Pada Setiap Bab
Seperti contoh pada gambar, halaman pertama pada setiap bab akan berbeda posisinya dengan halaman-halaman yang lain. Biasanya untuk pengaturan seperti ini, ada yang memisahkan setiap bab dalam dokumen yang berbeda.
Tetapi dengan penggunaan section break maka kita dapat menggabungkan beberapa bab dalam dokumen yang sama.

Lebih jelasnya tentang penggunaan section break dapat dibaca di artikel ini: Gunakan Section Break untuk Mengatur Layout dan Format Dokumen di Word 2003/2007

¨  Klik ganda pada header/footer untuk memunculkan Header & Footer Tools.

¨  Pada Design tab, grup Options, centang kotak Different First Page.

¨  Pada halaman pertama, buat nomor halaman seperti contoh pada gambar.

¨  Kemudian pindah ke halaman kedua, dan beri nomor halaman di kanan atas.

¨  Selanjutnya kita akan membuat section baru untuk memisahkan antar bab.

¨  Taruh kursor di bagian yang ingin dibuat section baru (contoh pada gambar: di tulisan Chapter 2).

¨  Pada Page Layout tab, Page Setup, klik Breaks.

¨  Dalam grup Section Breaks , pilih jenis break Next Page. Sekarang lihat format nomor halaman pada section 2 akan sama dengan section 1.

¨  Selanjutnya bila kita ingin menambahkan bab baru, ikuti langkah 6-8.

Membuat Format Nomor Halaman Yang Berbeda Dalam Dokumen Yang Sama

¨ 
Seperti contoh pada gambar, halaman Daftar Isi menggunakan format angka romawi (i,ii, iii, dst) sedangkan isi menggunakan angka arab (1,2,3, dst).
Pada bagian ini juga akan digunakan Section Break.

¨  Pisahkan antar bagian (Daftar Isi dan The Article) dengan section break. Pilih tipe break Next Page.
Tip: Kita bisa membuat section break dahulu, baru kemudian mengetikkan isi dokumen. Tandai dengan judul masing-masing section.

¨  Pada Insert tab, Header & Footer, klik Page Number dan pilih Format Page Numbers.

¨  Pada bagian Number format, pilih format angka romawi. Setelah selesai klik OK.

¨  Ulangi langkah 2 dan sekarang pilih Bottom of Page untuk menyisipkan nomor halaman.

¨  Klik ganda pada footer di Section 2 (bagian The Article). Lihat contoh pada gambar.

¨  Selanjutnya pada grup Header & Footer, klik Page Number dan pilih Format Page Numbers.

¨  Pada Page numbering klik Start At dan ketikkan angka 1. Setelah selesai klik OK.

Menghilangkan Nomor Halaman

¨  Pada Insert tab, grup Header & Footer, klik Page Number.

¨  Pilih Remove Page Numbers.

¨  Untuk menghapus secara manual, klik header/footer dan pilih nomor halaman. Kemudian tekan tombol Delete.

¨  Catatan:
Jika ada membuat different first-page atau odd and even header/footer, atau memiliki section yang tidak terhubung, maka pastikan untuk menghapus setiap nomor halaman pada tiap header/footer.

Mencetak dokumen

Bagi mayoritas kita, mencetak sebuah dokumen adalah hal mudah, terlebih jika aktifitas itu dilakukan secara intens

layaknya para mahasiswa dan para pegawai yang acapkali mencetak beragam tugas yang mereka emban

tapi .,
diakui atau tidak bahwa sebagian besar dari mereka masih

 belum tau seluk beluk dalam mencetak sebuah dokumen

 secara detail dan terperinci

Berikut adalah langkah² mencetak dokumen beserta pengertiannya

Langkah

ž  Buka file yang akan diprint

ž  Klik Ctrl + P atau Office Button – Print untuk membuka kota dialog print

ž  Lakukan pengaturan :

¡  Name ~ memilih printer yang akan digunakan

¡  Number of Copies ~ menentukan jumlah salinan (copian)

¡  Properties, mengatur pilihan-pilihan atau fasilitas yang tersedia pada printer.

¡  Find Printer, mencari printer tertentu dalam jaringan.

¡   Print to file, menyimpan hasil cetakan pada file untuk dicetak pada waktu lain atau pada printer lain yang tidak tersedia.

¡  Page Range : digunakan untuk menentukan halaman yang akan di cetak.

¢  All – mencetak semua halaman dokumen

¢  Current Page – mencetak halaman yang sedang aktif

¢  Selection – mencetak halaman yang sudah dipilih

¢  Pages – mencetak halaman tertentu (1,2,5,7 atau 1-5)

• Print :

Print what – menentukan bagian dokumen yang akan dicetak

•       Selection, mencetak sel-sel tertentu pada lembar kerja yang sedang diblok.
* Active sheet(s), mencetak semua isi lembar kerja yang sedang aktif.
* Entire workbook, mencetak semua lembar kerja yang terdapat pada buku kerja.

•      All pages in range – mencetak semua halaman dokumen

•      Odd pages – mencetak halaman ganjil dokumen (1,3,5 _)

•      Even pages – mencetak halaman genap dokumen (2,4,6…)

o    Collate ~ jika dicentang akan mencetak keseluruhan dokumen kemudian rangkapannya (berdasar number of copies), dan jika tidak dicentang akan mencetak setiap halaman beserta rangkapannya langsung

o    Properties ~ setting ukuran kertas, bentuk pencetakan dan pewarnaan

o    Zoom ~ Page per sheet digunakan untuk memilih jumlah

halaman dokumen yang akan dicetak dalam satu lembar dan Scale to paper size digunakan untuk memilih ukuran kertas

•  Copies, menentukan jumlah salinan yang dihasilkan dengan mengisi jumlah salinan yang akan dihasilkan pada kotak Number of copies. Pilihan Collate jika kita akan mencetak semua halamannya terlebih dahulu dan kemudian mencetak salinannya.
•          Klik OK untuk memulai pencetakan.

MENYIMPAN DOKUMEN

Panik, kecewa, sedih, … itulah hal yang kita rasakan ketika ketikan atau data yang baru saja diketik dan belum disimpan atau di save tiba-tiba computer mati sendiri secara paksa tanpa pemberitahuan terlebih dahulu yang kebanyakan disebabkan oleh listrik padam atau windows mengalami crash. Apalagi data yang telah diketik mencapai banyak halaman, astaga… begitu tragis dan menyedihkan kita mengetik ulang semua kata dan tulisan buah pikiran yang telah bekerja keras merangkai kata dan menyusun kalimat.

Tentu anda tidak menginginkan hal tersebut terulang lagi atau minimal melakukan tindakan pencegahan agar data atau ketikan tidak hilang saat computer mati karena listrik padam atau sebab yang lain. Pada Microsoft Office seperti ms word, excel, dll telah terdapat fasilitas auto recovery yang berfungsi untuk menyimpan file atau data secara otomatis secara berkala. Secara berkala dikarenakan pada interval waktu tertentu ( secara default selama 10 menit) ms word, excel akan melakukan perintah menyimpan secara otomatis. Oleh karena pentingnya fitur auto recovery ini maka sebaiknya diaktifkan saja.

Untuk mengatur auto recovery pada Ms Office 2007, dalam hal ini

Ms word 2007 dapat diikuti langkah-langkah berikut ini.

1. Buka Ms Word 2007

2.Klik Office button pada bagian kiri atas dari jendela MS Word anda

 kemudian pilih Word Options.

3. Pada jendela Word Options yang muncul klik Save

4. Pada panel sebelah kanan pastikan pada pilihan Save AutoRecover Information Every  minutes telah dicentang atau dipilih

5. Atur waktu interval Ms word anda melakukan perintah save

 secara otomatis. Secara default terisi 10 menit. Atur menjadi 5

 menit saja, jangan terlalu cepat seperti 1 menit karena akan menyebabkan computer berjalan lebih lambat.

6. Klik OK

Dengan demikian setiap interval waktu 5 menit Ms Word akan melakukan perintah save secara otomatis sehingga jikalau terjadi listrik mati secara mendadak maka masih ada dan banyak data yang bisa terselamatkan, tanpa harus melakukan mengetik ulang. Yang

 anda lakukan hanyalah membuka program Ms Word 2007, maka

akan terdapat jendela auto recovery di sebelah kiri Ms Word anda.

 Klik dan akan terbuka pekerjaan anda yang belum sempat anda

save tadi. Semoga bermanfaat bagi semua ….

•      Menemukan dan Mengganti Teks pada Dokumen

Gunakan trik ini untuk menemukan teks yang dicari dan menandainya. Microsoft Word akan menandai teks yang ditemukan dengan memberi highlight warna. Warna ini hanya tampil di layar saja, tidak akan muncul saat dokumen dicetak.

•      Tekan tombol CTRL + F untuk membuka tab Find pada kotak dialog Find and Replace.

•      Ketik teks yang ingin ditemukan di kotak Find what, misalnya: property.

•      Kemudian klik tombol Reading Highlight, dan pilih Highlight All.
Microsoft Word akan memberitahu jumlah pencarian yang ditemukan dan di-highlight.

Hasilnya seperti gambar berikut ini. Semua teks yang ditemukan akan di-highlight.

•      Untuk menghilangkan highlight, klik lagi tombol Reading Highlight, dan kemudian klik Clear Highlighting.

•      Menemukan dan Mengganti Teks pada Dokumen

•      Trik ini berguna untuk mengganti teks secara cepat tanpa harus mengetiknya satu persatu. Pada contoh ini, kita akan mengganti tulisan ‘web’ dengan ‘website’.

•      Caranya:

•      Tekan tomboll CTRL + H untuk membuka tab Replace pada kotak dialog Find and Replace.

•      Ketik teks yang ingin diganti di kotak Find what, misalnya: web.

•      Tambahkan juga pengaturan berikut untuk menemukan teks yang lebih spesifik:

–     Tekan tombol More >> untuk menampilkan Search Options.

–     Centang kotak Find whole words only, untuk menemukan teks persis seperti yang diketikkan pada kotak Find what tanpa membedakan huruf besar atau huruf kecil. Pada contoh ini, yang akan dicari adalah teks ‘web’ dan ‘Web’.

–     Centang kotak Match case juga, bila ingin membedakan teks yang huruf besar dengan huruf kecil. Dalam contoh ini, hanya teks ‘web’ saja yang akan dicari.

•      Di kotak Replace with, ketik teks penggantinya, misalnya: website.

•      Selanjutnya, lakukan salah satu dari hal berikut ini:

–     Klik Find Next, untuk berpindah ke teks berikutnya yang ditemukan.

–     Klik Replace, untuk mengganti teks yang ditemukan.
Cara ini berguna untuk mengganti teks satu persatu dan jumlah teks yang ingin diganti tidak banyak.

–     Klik Replace All, untuk mengganti semua teks yang ditemukan tersebut.
Cara ini berguna untuk mengganti teks dalam jumlah banyak. Kekurangannya, bila pengaturannya tidak tepat, maka hasilnya bisa berantakan. Misalnya, semua kata yang memiliki huruf ‘web’ seperti ‘website’ akan menjadi ‘websitesite’.

•      Seandainya terjadi kesalahan dalam mengganti teks, tekan CTRL + Z, untuk membatalkan perintah Replace atau Replace All.